هل تعلم أن 70٪ من المشاريع تفشل في تحقيق النتائج المتوقعة؟ هذه الحقيقة الصادمة تُبرز مدى أهمية وجود نهج موحد في إدارة المشاريع. فالمشاريع هي أساس نجاح أي شركة، وإدارتها بفعالية أمر أساسي لضمان سير العمل بسلاسة.
لكن في المؤسسات الكبيرة التي تُدير عدة مشاريع في آنٍ واحد، لا يكفي التعامل مع كل مشروع بشكل منفصل. بل يتطلب الأمر نهجًا أوسع يُعرف باسم "إدارة المشاريع المؤسسية" (Enterprise Project Management - EPM). يضمن هذا النهج أن جميع المشاريع عبر الأقسام المختلفة تسير نحو تحقيق أهداف وتطلعات الشركة. وهو استراتيجية تؤدي إلى زيادة الأرباح، وتحسين الإنتاجية، وتحقيق نتائج أفضل للمشاريع.
ورغم أن الانتقال إلى نظام EPM قد يكون خطوة كبيرة، فإن هذه المدونة ستشرح لك الأمر ببساطة. سنستعرض كيف تعمل إدارة المشاريع المؤسسية، وفوائدها، والخطوات اللازمة لتطبيقها بهدف تعزيز العمل الجماعي وتحقيق نتائج ملموسة.
لنبدأ بالتعريف والهدف من إدارة المشاريع المؤسسية.
في المؤسسات الكبيرة، غالبًا ما تُدار مشاريع متعددة ومعقدة في الوقت نفسه. وحتى إن بدت هذه المشاريع غير مرتبطة ببعضها، فإنها تؤثر مجتمعة على الأهداف العامة للمؤسسة. إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) هي ممارسة تُعنى بإدارة هذه المشاريع على مستوى المؤسسة ككل، لضمان توافقها مع الأهداف الاستراتيجية.
على سبيل المثال، قد تواجه شركة إنشاءات سعودية تتوسع في أسواق جديدة صعوبة في تحديد أولويات المشاريع بدون نظام موحد. ولكن من خلال إدارة المشاريع المؤسسية (EPM)، تتم إدارة المشاريع مركزيًا بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية، مما يُحسن توزيع الموارد ويقلل من المخاطر.
تتمحور EPM حول استخدام استراتيجيات وأدوات وعمليات الأعمال لتعزيز كفاءة تنفيذ المشاريع على مستوى المؤسسة. وتشمل المبادرات الأساسية، كما حددها معهد إدارة المشاريع (PMI)، ما يلي:
الآن بعد أن تعرفنا على مفهوم إدارة المشاريع المؤسسية (EPM)، دعونا نستعرض هدفها ولماذا تُعد ضرورية لنجاح المؤسسات.
الهدف الأساسي من إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) هو إنشاء إطار موحد يربط بين المشاريع، والأشخاص، والعمليات تحت استراتيجية واحدة. إليك لماذا تُعد EPM أمرًا بالغ الأهمية:
فهم الهدف أمر أساسي، لكن كيف تختلف إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) عن إدارة المشاريع التقليدية؟ دعونا نستعرض أوجه الاختلاف.
تتشابه إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) وإدارة المشاريع التقليدية في بعض المسؤوليات، لكنهما تختلفان في الهدف والنطاق. إليك مقارنة بسيطة:
لفهم كيفية عمل إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) بشكل أفضل، دعونا نستعرض عناصرها الرئيسية.
تستخدم إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) إطارًا منظمًا لضمان توافق كل مشروع مع أهداف المؤسسة. إليك العناصر الرئيسية التي تُحوِّل المشاريع المتفرقة إلى استراتيجية موحدة:
تعمل هذه العناصر معًا لمساعدة مؤسستك على إتمام المشاريع بنجاح وتحقيق أهدافها الإستراتيجية.
والآن، دعونا نستعرض المنهجيات التي يمكن أن تجعل تنفيذ EPM أكثر فاعلية.
إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) ليست حلاً واحدًا يناسب الجميع. تعتمد المنهجية المناسبة على أهداف مؤسستك ومواردها وثقافتها. إليك بعضًا من أكثر المنهجيات شيوعًا وكيف تندمج مع EPM:
المنهجية الأولى - أجايل (Agile):
تركّز أجايل على المرونة والتقدم التكراري، وهي مثالية للمشاريع التي تتطلب تغذية راجعة مستمرة وتعديلات سريعة، مثل تطوير البرمجيات أو مبادرات الابتكار.
المنهجية الثانية - الشلال (Waterfall):
هذه الطريقة التقليدية تتبع خطوات واضحة وخطية: التخطيط، ثم التنفيذ، ثم التسليم. وتناسب المشاريع التي تحتوي على متطلبات محددة مسبقًا وتغييرات قليلة، مثل مشاريع البناء أو التصنيع.
المنهجية الثالثة - سيغما ستة (Six Sigma):
تركّز Six Sigma على تحسين العمليات وتقليل العيوب، وتُستخدم بكثرة في الصناعات مثل التصنيع والرعاية الصحية لضمان الجودة والكفاءة المستمرة.
المنهجية الرابعة - النهج الهجين (Hybrid Approach):
هو مزيج من المنهجيات، مثل استخدام Agile للمهام الإبداعية وWaterfall للمراحل المنظمة، ويُناسب المؤسسات التي تدير أنواعًا متنوعة من المشاريع.
لكل منهجية نقاط قوة مختلفة، والمفتاح هو تكييفها مع احتياجات مؤسستك. الدمج بين المنهجية المناسبة وEPM يضمن إدارة المشاريع بدقة ووضوح في الهدف.
ولكن، كيف تختار المنهجية الأنسب؟
يجب أن تتماشى منهجيتك مع ثقافة مؤسستك وأهدافها وتعقيد المشاريع التي تديرها. أجرِ مشاورات مع أصحاب المصلحة وابدأ ببرامج تجريبية لتقييم الأنسب لبيئة عملك.
الآن بعد أن استعرضنا المنهجيات، دعنا نستكشف الفوائد التي يمكن أن تقدمها إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) لمؤسستك، ولماذا تستحق التنفيذ.
توفر إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) فوائد ملموسة تتجاوز المهام الفردية. إليك كيف تعود EPM بالنفع على مؤسستك:
تحسين تنفيذ المشاريع:
توفر EPM إطارًا منظمًا يضمن إنجاز المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية. ومن خلال مواءمة كل مشروع مع أهداف المؤسسة، يمكنك تقليل التأخير وتجنّب الأخطاء المكلفة.
تحسين استخدام الموارد:
تمنحك EPM سيطرة أكبر على الموارد الحيوية—مثل الأفراد، والميزانية، والأدوات. وهذا يُزيل التكرار ويضمن توجيه الموارد إلى الأماكن الأكثر حاجة. وقد أظهرت الدراسات أن المؤسسات يمكنها تحقيق زيادة بنسبة 25٪ في الكفاءة التشغيلية من خلال تحسين توزيع الموارد.
تقليل المخاطر:
تُركّز EPM على إدارة المخاطر بشكل استباقي. ومن خلال تحديد التحديات المحتملة مبكرًا، يمكنك الحد من المخاطر وتجنّب تعطل سير المشاريع.
التوافق الإستراتيجي:
تضمن EPM توافق جميع المشاريع مع أهداف الشركة، مما يُحقق نتائج أفضل ويسهّل متابعة الأداء العام. ووفقًا لبحث من جامعة فيلانوفا، تساعد EPM في حل تعارضات المشاريع، والقضاء على التكرار، وإعطاء الأولوية للفرص ذات الإمكانات العالية.
زيادة التعاون:
يؤدي مركزية معلومات المشاريع والتواصل إلى تعزيز العمل الجماعي بين الأقسام، مما يُلغي العزلة ويُنشئ بيئة عمل موحدة ومنسقة.
تحسين اتخاذ القرار:
تُقدّم أدوات EPM رؤى فورية حول أداء المشاريع. وتساعد هذه الرؤى المستندة إلى البيانات القادة على اتخاذ قرارات مدروسة، مما يُحسن الكفاءة العامة والنتائج.
من خلال تبني EPM، يمكنك تبسيط إدارة المشاريع، وتحسين الكفاءة، وتحقيق أهداف مؤسستك الإستراتيجية.
والآن، دعنا نستعرض كيفية تنفيذ نظام EPM.
يتطلب تنفيذ إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) نهجًا واضحًا ومدروسًا. إليك استراتيجيات عملية لتوجيه عملية التنفيذ:
ابدأ بفهم واضح لما تريد تحقيقه من خلال EPM. حدِّد أهدافًا محددة وقابلة للقياس، مثل تحسين معدلات تسليم المشاريع في الوقت المحدد، أو تقليل التكاليف، أو تعزيز رضا العملاء.
مثال: بدلاً من هدف غامض مثل "تحسين رضا العملاء"، اجعل الهدف "زيادة درجات رضا العملاء بنسبة 20٪ خلال الربعين القادمين عن طريق تقليل تأخيرات تسليم المشاريع".
أشرك أصحاب المصلحة الرئيسيين—من التنفيذيين وقادة الفرق والموظفين—في وقت مبكر من العملية. دعمهم يضمن التوافق والالتزام على مستوى المؤسسة.
مثال: قبل تنفيذ EPM، تعقد الشركة ورش عمل مع رؤساء الأقسام وقادة الفرق لجمع الملاحظات حول التحديات والتوقعات.
ابدأ ببرنامج تجريبي لاختبار العمليات والأدوات، ثم قم بالتوسيع تدريجيًا.
مثال: ابدأ بثلاثة مشاريع، مثل إطلاق منتج جديد، تحسين اللوجستيات، وتحديث الأنظمة، لاختبار العمليات وتحسينها.
استثمر في أدوات تُركز إدارة المشاريع مثل إدارة المحافظ، وتتبع الموارد، والتقارير الفورية. اختر أنظمة تتكامل بسلاسة مع عملياتك الحالية.
مثال: تساعد منصات مثل HAL ERP على إدارة الموارد، وتتبع التقدم، وتوليد تقارير لحظية، مما يُبقي جميع الفرق متصلة.
قم بتأهيل فرق العمل لإدارة المشاريع على مستوى المؤسسة. يمكن لورش العمل والشهادات أن تبني المهارات المطلوبة.
مثال: تقوم سلسلة تجزئة بإجراء جلسات تدريب شهرية على أدوات EPM مثل Microsoft Project وWrike، وتُقدّم برامج شهادات لتعزيز الثقة والخبرة.
شجع على التحديثات المنتظمة والشفافية بين أعضاء الفريق لضمان تنسيق الجهود.
مثال: حدد اجتماعات أسبوعية واستخدم لوحات معلومات مشتركة لإبقاء الجميع على علم بتقدم المشاريع.
حدد أدوارًا ومسؤوليات واضحة لكل مشروع. شجع على المتابعة الدورية والتواصل الشفاف لضمان الالتزام بأهداف المؤسسة.
مثال: تُعيّن وكالة تسويق أعضاء الفريق لمهام محددة مثل التواصل مع العملاء وإعداد التقارير، لضمان وضوح المسؤوليات.
ادعم الانتقال إلى EPM من خلال معالجة المقاومة وبناء الثقة.
مثال: نظّم لقاءات مفتوحة وجلسات أسئلة وأجوبة لشرح فوائد EPM وكيفية تبسيطه للعمل.
استخدم مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم فعالية استراتيجية EPM.
مثال: تتابع شركة لوجستية جداول التسليم وتوفير التكاليف لمعرفة ما يعمل وما يحتاج إلى تحسين.
راجع العمليات والأدوات والمنهجيات بانتظام لتحديد مجالات التحسين. إدارة المشاريع المؤسسية هي جهد مستمر، وليست مبادرة لمرة واحدة.
مثال: تقوم شركة تقنية بمراجعة أدوات EPM كل ربع سنة لضمان الاستفادة القصوى منها وتحديث العمليات حسب الحاجة.
باتباع هذه الاستراتيجيات، يمكنك تنفيذ EPM بنجاح داخل مؤسستك.لكن، قد تواجه بعض التحديات أثناء التنفيذ. دعنا نُلقِ نظرة عليها.
رغم الفوائد الكبيرة التي تقدمها إدارة المشاريع المؤسسية (EPM)، إلا أن تنفيذها قد يواجه عدة تحديات. التعرف على هذه العقبات مبكرًا يساعد في معالجتها بفعالية:
يمكن لتخطيط مسبق يشمل برامج تدريبية، وتنفيذ تدريجي، ودعم من القيادة أن يجعل تنفيذ EPM أكثر سلاسة.
ورغم هذه التحديات، فإن النجاح في تطبيق EPM ممكن تمامًا عند استخدام الأدوات المناسبة.
تُعد إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) أداة قوية لإضفاء الهيكلية والاستراتيجية على إدارة المشاريع. ومن خلال مواءمة المشاريع مع أهداف العمل، تضمن EPM الاستخدام الفعّال للموارد، وتقليل المخاطر، وتحقيق نتائج أفضل.
يصبح التنفيذ الناجح أسهل عند استخدام الأدوات المناسبة. وبالنسبة للعمليات الواسعة النطاق، فإن نظام ERP مثل HAL ERP يُعد أداة لا غنى عنها، حيث يُركز البيانات، ويُؤتمت المهام، ويُحسِّن استخدام الموارد. وهذا يضمن تنفيذ المشاريع بسلاسة وكفاءة، مع التوافق الكامل مع أهداف المؤسسة.
مع خدمات إدارة المشاريع من HAL، ستستفيد من:
ارتقِ بإدارة مشاريعك إلى المستوى التالي. اطلب عرضًا تجريبيًا مجانيًا وشاهد كيف يمكن لـ HAL ERP أن يحقق نجاحًا حقيقيًا لأعمالك.
