تفتخر المملكة العربية السعودية بأكبر اقتصاد في منطقة الخليج، وتجذب استثمارات تجارية دولية كبيرة. يزداد تشبع السوق ببطء بالأعمال الديناميكية والمتطورة باستمرار. تحاول الشركات باستمرار ترك بصمة في السوق من خلال البحث عن طرق لتحسين العمليات وتعظيم الأرباح. المشتريات هي أحد العوامل التي تجعلها تبرز من بين الحشود.
المشتريات هي وظيفة تحافظ على سير الشركة بسلاسة. إنها عملية توريد السلع والخدمات والحصول عليها ودفع ثمنها. سواء كانت الشركة صغيرة أو كبيرة، لا توجد شركة تتمتع بالاكتفاء الذاتي. تعتمد كل شركة على موردي الطرف الثالث لمتطلبات مختلفة للحفاظ على العمليات وإدارة المبيعات. لذلك، تعد عملية الشراء الفعالة أمرًا بالغ الأهمية لضمان تسليم البضائع في الوقت المناسب، والفعالية من حيث التكلفة، والحد الأدنى من التعطيل لسير عمل الشركة. هذا هو المكان الذي يتدخل فيه فريق المشتريات، ويعمل كجسر بين احتياجات الشركة والموردين الخارجيين.
القوة الكامنة وراء العملية: فهم أقسام وأدوار المشتريات
يعمل قسم المشتريات كمتسوق استراتيجي للشركة، حيث يقوم بتأمين السلع والخدمات اللازمة للعمليات اليومية. إنهم يحصلون على أفضل المنتجات عالية الجودة بأسعار تنافسية، مما يضمن التسليم في الوقت المناسب للحفاظ على سير الأعمال بسلاسة. دعونا نرى الجنود الرئيسيين وراء هذا القسم.
موظف المشتريات: إنهم العمود الفقري للفريق الذي يدير المهام اليومية لتشغيل عملية الشراء بسلاسة. يتضمن ذلك إنشاء أوامر الشراء ومعالجة الفواتير وإدارة اتصالات المورد.
مهندس المشتريات: للحصول على أي خبرة فنية، يتدخل مهندس المشتريات. وهي تركز على الجوانب الفنية للمشتريات وتقييم مواصفات المنتج وضمان التوافق وإدارة مؤهلات الموردين للمعدات أو المواد المعقدة.
مدير المشتريات: يقود مدير المشتريات الاستراتيجية الشاملة. إنهم يحددون أهداف المشتريات ويديرون الميزانيات ويتفاوضون على العقود ويشرفون على أداء الفريق بأكمله. فهي تضمن توافق القسم مع الأهداف الأوسع للمؤسسة والاستفادة من التقنية لتحسين العملية.
أخصائي المشتريات: يجلب هؤلاء الأفراد معرفة عميقة لمجالات محددة داخل المشتريات. على سبيل المثال، قد يكون لمشروع البناء متخصص متخصص في توريد مواد البناء، بينما قد يكون لدى شركة تصنيع متخصص يركز على شراء المواد الخام.
تحديد الاحتياجات: الخطوة الأولى هي فهم ما تحتاجه شركتك. يمكن أن يكون هذا أي شيء من اللوازم المكتبية إلى المواد الخام للإنتاج أو الخدمات الخارجية مثل التسويق أو دعم تقنية المعلومات.
تحديد مصادر الموردين وتقييمهم: العثور على الموردين المناسبين أمر أساسي. قد يُطلب من فريق المشتريات الخاص بك إعطاء الأولوية للتوريد من الشركات المحلية أو اتباع لوائح محددة تضعها الهيئات الحكومية. بالإضافة إلى اللوائح، سيقوم فريقك بتقييم الموردين المحتملين بناءً على عوامل مثل السعر والجودة والموثوقية والأداء السابق.
التفاوض وتكوين العقود: بمجرد تحديد الموردين المؤهلين، يحتل التفاوض مركز الصدارة. سيعمل متخصصو المشتريات مع البائعين المختارين لتأمين أفضل الشروط الممكنة. يتضمن ذلك جوانب مثل السعر والجداول الزمنية للتسليم وشروط الدفع واتفاقيات مستوى الخدمة وتغطية الضمان.
وضع الطلب واستلامه: مع إبرام العقد، فإن الخطوة التالية هي تقديم طلب رسمي مع المورد المختار. وهذا يضمن التواصل الواضح للمتطلبات المحددة والجداول الزمنية المتوقعة للتسليم. يقوم فريق المشتريات الخاص بك بعد ذلك بتتبع الطلب والتحقق من التسليم عند الوصول والتأكد من أن السلع أو الخدمات المستلمة تلبي معايير الجودة المتفق عليها.
إدارة الدفع والفواتير: تتضمن الخطوة الأخيرة الدفع الدقيق في الوقت المناسب للمورد. هنا، يقوم فريق المشتريات بالتحقق من الفواتير وتسويتها مع أوامر الشراء وتأكيدات التسليم لضمان تطابق كل شيء قبل معالجة الدفع. تحمي الإدارة الفعالة للفواتير من الأخطاء وتضمن المعاملات المالية السلسة.
ومع ذلك، فإن عملية الشراء التقليدية تأتي مع العديد من العيوب. يمكن أن تكون طرق الشراء التقليدية بطيئة وعرضة للأخطاء بسبب اعتمادها على العمليات اليدوية. يمكن أن تؤدي الإدارة غير الفعالة للموردين إلى فرص ضائعة وعلاقات ضعيفة مع الموردين. أخيرًا، يؤدي الافتقار إلى تحليل قوي للبيانات إلى صعوبة الحصول على رؤى حول أنماط الإنفاق أو تحديد فرص توفير التكاليف أو قياس أداء الموردين بفعالية. تعيق هذه القيود الكفاءة ويمكن أن تضع شركتك في وضع تنافسي غير مؤات.
قوة التشغيل الآلي: يمكن تشغيل المهام المتكررة مثل أوامر الشراء ومعالجة الفواتير تلقائيًا، مما يوفر وقتًا ثمينًا لأنشطة المشتريات الاستراتيجية. إن قضاء وقت أقل في الأعمال الورقية يعني مساحة أقل للأخطاء.
التعاون السحابي: توفر الحلول المستندة إلى السحابة إمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي لجميع المعنيين. تعزز هذه الشفافية التواصل الأفضل بين الفرق الداخلية والموردين الخارجيين، مما يضمن أن الجميع على وفاق تام.
قرارات تعتمد على البيانات: تتيح أدوات التحليلات القوية رؤى قيمة من بيانات المشتريات الخاصة بك. حدد أنماط الإنفاق وتتبع أداء الموردين واكتشف الفرص المخفية لتوفير التكاليف - كل ذلك بقوة البيانات.
مصادر أكثر ذكاءً: تساعد أدوات المصادر الإلكترونية في العثور على موردين مؤهلين بسرعة وكفاءة. وفي الوقت نفسه، تضمن المزادات الإلكترونية أسعارًا تنافسية من خلال السماح للبائعين بالتنافس على عملك - مما يؤدي إلى أفضل الصفقات الممكنة.
مشهد المشتريات في السوق السعودي:
يقدم مشهد المشتريات في المملكة العربية السعودية اعتبارات فريدة. غالبًا ما تركز المبادرات الحكومية على دعم الشركات المحلية، لذلك قد تحتاج الشركات إلى مراعاة متطلبات «المحتوى المحلي» عند الاستعانة بالموردين. بالإضافة إلى ذلك، يعد الالتزام باللوائح المحددة التي وضعتها هيئة المشتريات الحكومية أمرًا بالغ الأهمية.
على الرغم من التحديات التي ينطوي عليها الأمر، يمكن أن يكون الامتثال للوائح المشتريات المحلية مفيدًا. يخلق التركيز المتزايد على توريد السلع والخدمات من داخل المملكة العربية السعودية فرصًا جديدة في مجال المشتريات. يؤدي هذا الاتجاه، جنبًا إلى جنب مع الأداء الاقتصادي القوي للبلاد، إلى زيادة كبيرة في الطلب على متخصصي المشتريات.
كيف يمكن لـ HAL ERP المساعدة في عملية الشراء؟
تقدم HAL حلاً شاملاً لبرامج المشتريات يمكنه تبسيط عملية الشراء بأكملها، من الطلب إلى الاستلام. فيما يلي كيف يمكن لبرنامج HAL للمشتريات أن يساعد الشركات في الشرق الأوسط:
لمزيد من المعلومات حول كيف يمكن لحلول المشتريات من HAL أن تساعد عملك في المملكة العربية السعودية، احجز موعد اليوم!